Overstappen naar een andere IT-beheerder is minder ingewikkeld dan het lijkt, maar er gaat meer over dan alleen "het beheer". Uw domeinnaam, licenties, back-ups en soms uw telefoonnummers lopen vaak via de oude partij. Dit artikel zet op een rij wat er over moet, in welke volgorde, en waar het in de praktijk misgaat.
Eerst: wat staat er eigenlijk?
Vraag bij uw huidige beheerder een overzicht op, of laat de nieuwe partij het in kaart brengen:
- welke Microsoft 365-licenties u heeft, en via wie u ze afneemt;
- wie er beheerrechten heeft in uw omgeving, van uw kant en van de beheerder;
- bij wie uw domeinnaam geregistreerd staat, en wie de DNS beheert;
- waar uw back-up staat, en hoe lang de historie teruggaat;
- welke laptops en telefoons er in beheer zijn;
- of uw telefonie via dezelfde partij loopt.
Kijk ook in uw contract wat de opzegtermijn is. Die bepaalt de planning.
Wat er over moet
Uw domeinnaam. Dit is het belangrijkste onderdeel. Staat de domeinnaam op naam van uw oude IT-partij, dan zijn uw website en mail van hen afhankelijk. Zorg dat de domeinnaam op naam van uw bedrijf staat, en dat u of uw nieuwe beheerder toegang heeft tot de DNS-instellingen. Daar staan de records waarmee uw mail werkt, inclusief de beveiliging tegen nagemaakte mail (zie DMARC instellen voor het MKB).
Microsoft 365. Uw mail en bestanden hoeven nergens heen. De omgeving is van u, niet van de beheerder. Wat verandert: de nieuwe beheerder krijgt beheertoegang, en de toegang van de oude partij wordt ingetrokken. Daarnaast kunnen de licenties naar de nieuwe partij overgaan, of op uw eigen naam blijven staan.
De back-up. Microsoft houdt verwijderde mail en bestanden maar een beperkte tijd vast. Voor een bestand van maanden geleden is een aparte back-up nodig, en die loopt meestal via de beheerder. Let op: als die stopt, kan de historie verdwijnen. Spreek af dat de back-up met historie overgaat, of dat de oude back-up nog een tijd blijft staan.
Laptops en telefoons. Zijn ze in beheer met Intune, dan blijft dat gewoon werken: het beheer zit in uw eigen Microsoft 365. Draait er beheersoftware van de oude partij op, dan moet die eraf en vervangen worden.
Telefonie. Uw telefoonnummers kunt u meenemen naar een andere aanbieder; dat heet nummerbehoud. Regel dat de nieuwe aanbieder de nummers overneemt vóórdat het oude contract eindigt, anders kunt u ze kwijtraken.
Waar het misgaat
- De oude partij houdt toegang. IT-partijen hebben vaak via het Microsoft-partnerprogramma beheerrechten in uw omgeving. Die verdwijnen niet vanzelf als het contract stopt. Controleer in het beheercentrum onder Instellingen → Partnerrelaties wie er nog toegang heeft, en trek die in.
- Niemand van u kan zelf inloggen als beheerder. Zorg dat er minimaal één beheeraccount van uw eigen bedrijf is, zodat u nooit volledig afhankelijk bent van een externe partij. Ook niet van de nieuwe.
- Wachtwoorden en documentatie blijven achter. Wifi-wachtwoorden, de toegang tot de router, de accounts bij leveranciers van uw software. Vraag een overdrachtsdocument.
- De back-uphistorie verdwijnt omdat het contract bij de oude partij afloopt voordat de nieuwe back-up genoeg historie heeft.
Volgorde
- Nieuwe partij kiezen en de huidige situatie in kaart brengen.
- Opzeggen bij de oude partij, met een overdrachtsdatum.
- Beheertoegang voor de nieuwe partij, en de domeinnaam en DNS veiligstellen.
- Back-up en licenties overzetten, telefonie laten overnemen.
- Toegang van de oude partij intrekken.
- Omgeving doorlichten en op orde brengen.
Wat wij doen
Bij een overstap naar ons beginnen we met een scan van uw Microsoft 365: licenties, beheerders, beveiliging en apparaten. Daarna regelen we de overdracht met uw vorige partij, inclusief domein, back-up en telefonie. U hoeft daar zelf weinig voor te doen, en mail en bestanden blijven waar ze zijn. Lees meer op Microsoft 365 beheer voor het MKB. Benieuwd of u al betaalt voor beveiliging die niet aanstaat? Lees Business Standard of Premium.