Een laptop laten liggen in de trein, een inbraak in de auto: het gebeurt. De laptop zelf is vervangbaar. Waar het om gaat, is wat erop staat en waar hij nog bij kan: uw mail, uw klantbestanden, opgeslagen wachtwoorden. Dit artikel zegt wat u meteen doet, en wat u vooraf regelt zodat een verloren laptop geen probleem meer is.
Het eerste uur
- Meld het bij uw IT-beheerder. Hoe sneller, hoe beter. Geef door welke laptop het is en van wie.
- Laat de gebruiker overal uitloggen. In Microsoft 365 kan uw beheerder alle sessies van de gebruiker intrekken. De laptop kan daarna niet meer bij mail en bestanden, ook niet als hij nog openstond.
- Wijzig het wachtwoord van de gebruiker, zeker als er wachtwoorden in de browser waren opgeslagen.
- Wis de laptop op afstand. Is de laptop in beheer via Intune, dan kan uw beheerder hem op afstand wissen. Dat gebeurt zodra hij weer verbinding met internet maakt.
- Doe aangifte bij diefstal. Die heeft u meestal nodig voor de verzekering.
Stap 2 en 3 werken altijd, ook zonder beheer. Stap 4 alleen als de laptop vooraf in beheer was genomen.
Is het een datalek?
Een verloren laptop met persoonsgegevens erop, van klanten of van medewerkers, is een beveiligingsincident. Of u het bij de Autoriteit Persoonsgegevens moet melden, hangt af van het risico. Hier maakt versleuteling het verschil:
- Was de schijf versleuteld met BitLocker, en is de sleutel niet samen met de laptop zoekgeraakt? Dan kan een vinder of dief niet bij de gegevens en is het risico klein. Een melding is dan meestal niet nodig.
- Was de schijf niet versleuteld? Dan kan iedereen met een schroevendraaier de gegevens uitlezen. Dan moet u vaak binnen 72 uur melden, en soms ook de betrokkenen informeren.
Leg het incident in beide gevallen vast in uw eigen register van datalekken. Dat is verplicht, ook als u niet meldt.
Wat u vooraf regelt
Met de juiste voorbereiding is een gestolen laptop een kostenpost en geen incident.
- Versleutel elke laptop met BitLocker, met de herstelsleutel automatisch opgeslagen in Microsoft 365. Dan hoeft niemand een sleutel op een briefje te bewaren, en kan de beheerder hem altijd terugvinden.
- Neem laptops in beheer met Intune. Dan is wissen op afstand mogelijk en ziet de beheerder of elke laptop versleuteld, bijgewerkt en beveiligd is.
- Bewaar bestanden in OneDrive en SharePoint, niet alleen lokaal. De nieuwe laptop heeft dan na het inloggen alles terug.
- Geef alleen beheerde laptops toegang tot bedrijfsgegevens. Dan kan een privélaptop van een medewerker nergens bij, en hoeft u daar ook niets over te weten.
Pas op voor de valkuil die we bij nieuwe klanten vaker zien: Intune is ingericht, maar de laptops zitten er niet in. Bij een klant stond de instelling die laptops automatisch in beheer neemt op "niemand". Alle laptops waren aan Microsoft 365 gekoppeld, maar geen enkele werd beheerd. Wissen op afstand was daar dus niet mogelijk, terwijl het beheerportaal er netjes uitzag. Vraag uw beheerder daarom niet alleen óf Intune er is, maar hoeveel laptops er in beheer zijn.
De vervangende laptop
Met Windows Autopilot gaat een nieuwe laptop rechtstreeks van de leverancier naar de medewerker. Die pakt hem uit, logt in met zijn werkaccount, en de laptop richt zichzelf in: programma's, instellingen, beveiliging. Na een uur kan iemand weer aan het werk, zonder dat de laptop eerst langs de IT-beheerder hoeft.
Wat wij doen
Bij onze klanten zijn alle laptops versleuteld en in beheer, met de herstelsleutel veilig opgeslagen. Gaat er een laptop weg, dan trekken we de toegang in en wissen we hem op afstand, meestal binnen het uur na de melding. Hoe we laptops en telefoons verder beheren, leest u op Microsoft 365 beheer voor het MKB. Welke licentie u daarvoor nodig heeft, staat in Business Standard of Premium.