Microsoft 365 voor bedrijven komt in drie smaken: Business Basic, Business Standard en Business Premium. Alle drie zijn bedoeld voor bedrijven tot 300 gebruikers. Het verschil zit niet in mail of Teams, want die zitten overal in. Het verschil zit in beveiliging en beheer. Dit artikel legt uit wat u bij elke variant krijgt, en waarom de licentie die u al heeft vaak meer kan dan er aanstaat.
De drie varianten op een rij
| Onderdeel | Basic | Standard | Premium |
|---|---|---|---|
| Mail, agenda, Teams, SharePoint, OneDrive | Ja | Ja | Ja |
| Word, Excel en Outlook in de browser en op de telefoon | Ja | Ja | Ja |
| Word, Excel en Outlook geïnstalleerd op de laptop | Nee | Ja | Ja |
| Regels voor wie waarvandaan mag inloggen (Conditional Access) | Nee | Nee | Ja |
| Laptops en telefoons centraal beheren (Intune) | Nee | Nee | Ja |
| Extra bescherming tegen phishing en bijlagen (Defender for Office 365) | Nee | Nee | Ja |
| Virusscanner met meldingen naar uw beheerder (Defender for Business) | Nee | Nee | Ja |
Kort gezegd: Basic is mail en samenwerken in de browser. Standard voegt de Office-programma's op de laptop toe. Premium voegt alles toe wat nodig is om het geheel veilig te beheren.
Wanneer is Standard genoeg?
Standard werkt prima als u vooral mailt, documenten maakt en samenwerkt, en als u de beveiliging van laptops en inloggen op een andere manier geregeld heeft. In de praktijk is dat zelden zo. Met Standard kunt u wel inloggen met een tweede stap (zie MFA invoeren zonder gedoe), maar u kunt niet instellen dat iemand alleen vanaf een eigen, versleutelde laptop bij de bedrijfsmail kan. En raakt een laptop zoek, dan kunt u hem niet op afstand wissen.
Wanneer kiest u Premium?
Premium is de licentie waarmee wij werken bij vrijwel elke klant. De reden is simpel: de maatregelen die het verschil maken als het misgaat, zitten alleen in Premium.
- Toegang alleen vanaf beheerde apparaten. Een gestolen wachtwoord is dan nog geen toegang, omdat de aanvaller niet op een van uw laptops zit.
- Inloggen alleen vanuit landen waar uw mensen werken. Een simpele regel die veel inlogpogingen van buitenaf tegenhoudt.
- Laptops die zichzelf inrichten. Een nieuwe laptop gaat uit de doos naar de medewerker, die logt in en krijgt automatisch de juiste instellingen, programma's en beveiliging.
- Wissen op afstand bij verlies of diefstal, zie Laptop kwijt of gestolen: wat nu?
Het prijsverschil tussen Standard en Premium is een paar euro per gebruiker per maand. Afgezet tegen één gehackte mailbox, waarbij een klant een nepfactuur betaalt op uw naam, is dat weinig.
Vaak betaalt u al voor meer dan er aanstaat
Bij nieuwe klanten zien we steeds hetzelfde: de licenties zijn er, maar de beveiliging die erbij hoort is nooit ingericht. Twee voorbeelden uit de afgelopen maanden:
- Een kantoor met zestien medewerkers had Premium, maar van de vijf toegangsregels die wij standaard instellen stond er één aan. De oude inlogmethode die de tweede stap omzeilt, stond gewoon open.
- Een eenmanszaak had naast Premium een extra beveiligingspakket gekocht. Dat stond op de factuur, maar was aan niemand toegewezen. Het beschermde dus niemand. Eén vinkje loste dat op.
Een licentie die niet is toegewezen, doet niets. En een licentie die wel is toegewezen, doet ook nog niets zolang niemand de instellingen aanzet. Kijk daarom eerst wat u al heeft voordat u iets bijkoopt. In het Microsoft 365-beheercentrum ziet u onder Facturering → Licenties per product hoeveel er gekocht zijn en hoeveel er zijn toegewezen.
Mengen mag
U hoeft niet iedereen dezelfde licentie te geven. Een medewerker die alleen mailt en roosters bekijkt, kan op Basic. Iedereen met een laptop die bij klantgegevens kan, hoort op Premium. Let er wel op dat de beveiliging per gebruiker werkt: wie geen Premium heeft, valt buiten de regels die Premium mogelijk maakt.
Wat wij doen
Bij een nieuwe klant kijken we eerst welke licenties er zijn, aan wie ze zijn toegewezen en wat er al is ingesteld. Pas daarna adviseren we iets te kopen. Vaak is de uitkomst dat er niets bij hoeft, maar dat er wel van alles aan moet. Hoe we Microsoft 365 daarna inrichten en bijhouden, leest u op Microsoft 365 beheer voor het MKB.