SharePoint is de plek waar de gedeelde bestanden van uw bedrijf staan. Die ruimte is niet onbeperkt. Zit u eroverheen, dan krijgt u een melding in het beheercentrum, en uiteindelijk kan Microsoft SharePoint op alleen-lezen zetten: bekijken mag nog, opslaan niet meer. Dit artikel legt uit hoeveel ruimte u heeft, waarom de opslag soms vol blijft terwijl u opruimt, en welke keuzes er zijn.
Hoeveel ruimte heeft u?
Bij een zakelijk Microsoft 365-abonnement krijgt uw organisatie 1 TB, plus 10 GB per licentie. Met vijftien licenties is dat 1.024 + 150 = 1.174 GB voor alle SharePoint-sites en Teams samen. OneDrive, de persoonlijke opslag van elke medewerker, telt hier niet bij mee en heeft een eigen limiet.
Hoeveel u gebruikt, ziet u in het SharePoint-beheercentrum onder Sites → Actieve sites. Daar staat per site hoeveel ruimte hij inneemt.
Wat kost veel ruimte?
Meestal zijn het niet de documenten, maar foto's en video's. Bedrijven die veel beeldmateriaal maken, zoals makelaars, aannemers of installateurs, lopen het eerst tegen de limiet aan. Een paar video's in hoge resolutie per project tikken snel aan, en die projecten blijven jaren staan nadat ze zijn afgerond.
Versiegeschiedenis wordt vaak als boosdoener genoemd, maar valt in de praktijk mee. Bij een omgeving van ruim 1.100 GB die we doorrekenden, was de versiegeschiedenis samen nog geen 25 GB.
Waarom opruimen soms niets oplevert
Dit is de valkuil die we het vaakst tegenkomen. Veel omgevingen hebben een bewaarbeleid dat bestanden een aantal jaren vasthoudt, bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht. Verwijdert u een bestand dat onder zo'n beleid valt, dan verdwijnt het niet. SharePoint zet een kopie in een verborgen bewaarmap, en die telt gewoon mee voor de opslag.
Bij een klant was op die manier bijna 400 GB in de bewaarmap beland. Er was in de jaren daarvoor flink opgeruimd, maar de opslag was geen gigabyte gedaald. Het opruimen werkte, het leverde alleen geen ruimte op.
Kijk daarom eerst of er een bewaarbeleid is, voordat u gaat opruimen. U vindt het in het Microsoft Purview-portaal onder Gegevenslevenscyclusbeheer.
De keuzes
1. Extra opslag bijkopen. De snelste oplossing. Microsoft verkoopt extra ruimte per GB per maand, ook maandelijks opzegbaar. Geschikt om tijd te kopen, maar de kosten groeien mee met uw archief.
2. Het bewaarbeleid aanscherpen. Moet echt alles zeven jaar bewaard blijven, of alleen de administratie en de dossiers waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt? Een beleid dat alleen op die stukken staat, maakt de rest weer gewoon verwijderbaar. Na een wijziging duurt het enkele weken voordat de ruimte vrijkomt.
3. Opschonen. Foto's en video's van projecten die jaren geleden zijn afgerond, zijn vaak niet meer nodig. Bespreek eerst intern wat weg mag. Wat juridisch van belang is, blijft staan.
4. Archiveren met Microsoft 365 Archive. Oude projecten verhuizen naar een aparte site, en die site wordt gearchiveerd. Medewerkers zien hem niet meer, en hij telt niet mee voor de gewone opslag. Archiefopslag is veel goedkoper. Terughalen kan wel, maar duurt een paar uur en kost een vergoeding. Het werkt per site, dus deel het archief slim in, bijvoorbeeld per jaar.
Meestal is het een combinatie: eerst bijkopen om tijd te winnen, dan het bewaarbeleid en het archief op orde brengen, en daarna de extra opslag weer afbouwen.
Wat wij doen
We meten eerst waar de ruimte zit: per site, per map en per soort bestand, inclusief de bewaarmap. Op basis daarvan rekenen we de keuzes door, met wat ze opleveren en wat ze kosten. De beslissing over wat weg mag ligt bij u, het uitvoeren doen wij. Bestanden verplaatsen gebeurt in de cloud, met behoud van datums, auteurs en versies. Lees meer op Microsoft 365 beheer voor het MKB, of over een andere plek waar bestanden het risico lopen weg te raken: Laptop kwijt of gestolen.